Fiche pratique

Vérifié le 25 juillet 2024 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

La participation est un mécanisme de redistribution des bénéfices de l'entreprise aux salariés. La participation est obligatoire dans les entreprises qui emploient au minimum 50 salariés. Elle est facultative pour les autres. Nous vous présentons les règles applicables.

La participation est un dispositif d'épargne salariale basé sur la distribution d'une partie des bénéfices de l'entreprise aux salariés.

La part de bénéfice à distribuer aux salariés s'appelle réserve spéciale de participation.

Le montant de la réserve spéciale de participation est calculé selon une formule prévue par la loi.

La participation doit être obligatoirement instaurée dans les entreprises qui ont employé sans interruption au moins 50 salariés par mois au cours des 5 dernières années.

Ces entreprises doivent mettre en place la participation au cours du 1er exercice comptable ouvert après la période de 5 ans d'emploi d'au moins 50 salariés.

Les entreprises qui ne remplissent pas ces conditions peuvent aussi mettre en place la participation si elles le souhaitent. Dans ce cas, les dirigeants de l'entreprise peuvent aussi bénéficier du dispositif.

Une expérimentation mise en place pour 5 ans depuis le 1er décembre 2023 permet aux entreprises qui veulent mettre en place volontairement un dispositif de participation via un accord d'entreprise ou un accord de branche d'utiliser une formule de calcul de la réserve spéciale de participation dérogatoire à la formule légale.

La participation doit être mise en place par un accord entre l'entreprise et les représentants des salariés et, dans les cas prévus par la loi, par une décision unilatérale de l'employeur.

Comment élaborer l'accord de participation ?

La situation varie suivant que l'entreprise soit obligée légalement ou non de mettre en place un dispositif de participation :

  • La situation varie suivant qu'il y ait ou non un accord entre l'employeur et les salariés :

    • La participation est mise en place par voie d'accord entre l'entreprise et les salariés ou leurs représentants.

      L'accord de participation peut être conclu selon un des modes suivants :

      • Convention ou accord collectif de travail conclu au niveau professionnel ou au niveau de la branche
      • Accord entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives
      • Accord au sein du comité social et économique (CSE) entre l'employeur et les représentants du personnel
      • Projet d'accord proposé par l'employeur et adopté par référendum à la majorité des 2/3 des salariés.

      L'entreprise peut aussi utiliser un modèle-type d'accord de participation qui reprend point par point les clauses obligatoires devant figurer dans un accord de participation. Le choix de la formule de calcul et les modalités de répartition sont négociés par l'entreprise avec les représentants des salariés.

      Modèle de document
      Modèle-type d'aide à la négociation d'un accord de participation

      Accéder au modèle de document  

      Ministère chargé du travail

    • En l'absence d'accord dans les entreprises obligées légalement d'instaurer un régime de participation, un régime obligatoire est imposé à l'entreprise. Ce régime, dit d'autorité, est mis en place à l'initiative de l'inspection du travail. Ce régime est mis en place si aucun accord n'est conclu dans l'année qui suit la clôture de l'exercice comptable bénéficiaire.

  • La situation varie suivant qu'il y ait ou non un accord entre l'employeur et les salariés :

    • La participation est mise en place par voie d'accord entre l'entreprise et les salariés ou leurs représentants. L'accord de participation peut être conclu selon un des modes suivants :

      • Convention ou accord collectif de travail conclu au niveau professionnel ou au niveau de la branche
      • Accord entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives
      • Accord au sein du comité social et économique (CSE) entre l'employeur et les représentants du personnel
      • Projet d'accord proposé par l'employeur et adopté par référendum à la majorité des 2/3 des salariés.

      L'entreprise peut aussi utiliser un modèle-type d'accord de participation qui reprend point par point les clauses obligatoires devant figurer dans un accord de participation. Le choix de la formule de calcul et les modalités de répartition sont négociés par l'entreprise avec les représentants des salariés.

      Modèle de document
      Modèle-type d'aide à la négociation d'un accord de participation

      Accéder au modèle de document  

      Ministère chargé du travail

    • En cas d'échec des négociations, l'entreprise peut décider d'appliquer unilatéralement un régime de participation conforme aux dispositions légales.

Que doit contenir l'accord de participation ?

L'accord doit prévoir obligatoirement les conditions auxquelles le salarié peut bénéficier de la somme qui lui est due au titre de la participation :

  • Date de conclusion, de prise d'effet et durée pour laquelle l'accord est conclu
  • Formule servant de base de calcul à la réserve spéciale de participation (RSP) ou, lorsqu'il s'agit d'un accord qui n'utilise pas cette formule de calcul, clause d'équivalence avec la formule légale
  • Durée d'indisponibilité des droits des bénéficiaires et cas de déblocage anticipé
  • Conditions et délais dans lesquels les bénéficiaires peuvent demander, lors de chaque répartition, la disponibilité immédiate de tout ou partie de leur participation
  • Conditions et délais dans lesquels les bénéficiaires peuvent choisir la ou les affectations des sommes leur revenant au titre de la participation (en précisant que sans choix exprimé par eux, la moitié de ces sommes sera affectée d'office dans un Perco lorsqu'il a été mis en place dans l'entreprise)
  • Modes de répartition de la réserve entre les bénéficiaires et les plafonds
  • Nature et mode de gestion des droits des bénéficiaires.

Dépôt obligatoire

L’entreprise doit déposer l'accord de participation, la décision unilatérale de participation ou le document unilatéral d’adhésion sur la plate-forme « TéléAccords » :

Service en ligne
TéléAccords, service de dépôt des accords collectifs d'entreprise

Accéder au service en ligne  

Ministère chargé du travail

L'entreprise doit également déposer les documents permettant de contrôler la manière dont l'instauration de la participation a été décidée.

En l'absence de dépôt de l'accord, l'entreprise ne peut pas bénéficier des exonérations fiscales et sociales liée à la participation.

Contrôle

Suite au dépôt de l'accord et des documents sur la plateforme « TéléAccords », le service compétent du ministère du travail délivre à l'entreprise un récépissé et transmet l'accord et ses annexes à l'Urssaf.

L’Urssaf dispose d’un délai de 3 mois à compter du dépôt pour vérifier si les clauses de l'accord déposé sont conformes à la loi et à la réglementation.

Si l'Urssaf estime qu'il manque des documents nécessaires au contrôle, elle peut les réclamer à l'entreprise.

Dans ce cas, le délai de 3 mois court à partir de la date de réception des documents réclamés.

Si, pendant le délai de 3 mois, l'Urssaf demande à l'entreprise de retirer ou de modifier des clauses de l'accord qu'elle estime contraires à la loi et à la réglementation, l'entreprise doit le faire pour pouvoir bénéficier des exonérations fiscales et sociales liée à la participation.

  À savoir

L'Urssaf ne peut pas demander à l'entreprise de modifier les règles portant sur les modalités de dénonciation et de révision des accords.

Si l'Urssaf ne demande aucune modification à l'entreprise pendant le délai de 3 mois, l'entreprise peut bénéficier des avantages sociaux et fiscaux de l'accord pour les exercices comptables en cours ou antérieurs à la contestation.

Information collective

L'accord de participation est affiché sauf si un autre moyen d'information est prévu (par exemple, remise du texte de l'accord à chaque salarié).

Chaque année, dans les 6 mois qui suivent la clôture de l'exercice, un rapport portant sur l'accord de participation est établi. Il est soumis au comité social et économique (CSE), s'il en existe un. Sinon, il est adressé directement à chaque salarié.

Information individuelle

L'entreprise qui a mis en place un ou plusieurs dispositifs d'épargne salariale doit donner à chaque salarié un livret qui présente les dispositifs.

À chaque versement lié à la participation, votre entreprise doit donner au salarié une fiche, distincte du bulletin de salaire.

Cette fiche précise notamment le montant des droits attribués au salarié dans le cadre de la participation. En annexe, la fiche comporte une note pour rappeler les règles de calcul et de répartition prévues par l'accord de participation. Cette fiche peut être remise par la voie électronique.

Lorsque le salarié quitte l'entreprise, il reçoit un état récapitulatif de l'ensemble des sommes et des valeurs mobilières épargnées ou transférées. Ce document précise si les frais de tenue de compte-conservation sont pris en charge par l'entreprise ou par prélèvement sur les avoirs.

  À savoir

Si le salarié est bénéficiaire de l'accord de participation ou qu'il pourrait en bénéficier après son départ de l'entreprise, la société doit continuer à l'informer de ses droits.

Les sommes versées au titre de la participation ne doivent pas remplacer la rémunération des salariés.

Montant des sommes affectées à la participation

Prime de participation

Le montant des sommes versées au titre de la participation résulte des bénéfices réalisés par l'entreprise pendant l'exercice écoulé et peut donc varier d'une année sur l'autre.

Après la clôture de l'exercice, l'entreprise doit calculer la part des bénéfices à distribuer aux salariés, qui est appelée réserve spéciale de participation.

L'entreprise doit utiliser la formule de calcul légale ou une autre formule aussi favorable aux salariés que la formule légale.

Elle prend en compte les éléments suivants :

  • B : bénéfice net
  • C : capitaux propres
  • S : salaires
  • V : valeur ajoutée de l'entreprise

La formule de calcul légale est la suivante : [½(B – 5 % C)] x [S/V].

Quelle que soit la formule utilisée, le montant de la prime de participation ne peut pas dépasser un plafond revalorisé chaque année en fonction des indemnités de sécurité sociale. Pour l'année 2023, ce plafond est de 34 776 €.

Supplément de participation

En cas de bénéfices importants, le chef d'entreprise peut décider de verser aux salariés un supplément de participation au titre du dernier exercice comptable clos.

Répartition entre les salariés

Les sommes versées sur la réserve spéciale de participation sont réparties entre tous les salariés de l'entreprise selon les critères de répartition prévus dans l'accord.

Prime de participation

Le montant de la participation varie, car il résulte des bénéfices réalisés par l'entreprise.

Après la clôture de l'exercice, l'entreprise calcule la part des bénéfices à distribuer aux salariés (appelée réserve spéciale de participation). Elle doit utiliser une formule de calcul fixée par la loi. Une autre formule est possible à condition d'être au moins aussi favorable.

La répartition de la prime entre les salariés peut :

  • être uniforme, c'est-à-dire que tous les salariés reçoivent la chose,
  • être proportionnelle au salaire ou au temps de présence de chaque salarié,
  • ou combiner plusieurs de ces critères.

 À noter

Lorsque la répartition est proportionnelle au salaire ou au temps passé dans l'entreprise, les absences liées au congé de maternité, au congé de paternité et d'accueil de l'enfant, au congé d'adoption, au congé de deuil, à un accident du travail, à une maladie professionnelle ou à une mise en quarantaine ne sont pas décomptées.

Le montant de la prime est plafonné.

  • Montant maximum de la prime : 34 776 €

  • Montant maximum de la prime : 32 994 €

Supplément de participation

L'entreprise peut décider de verser un supplément de participation.

Le montant de ce supplément de participation est libre, mais ne peut pas dépasser 34 776 € pour la prime de 2024.

L'entreprise doit verser la prime de participation au plus tard le dernier jour du 5e mois qui suit la clôture de l'exercice (soit avant le 1er juin de l'année suivante pour un exercice qui se clôture le 31 décembre).

L'entreprise peut aussi verser des avances sur le montant de la prime de participation avant cette échéance.

Les sommes reçues dans le cadre de la participation sont exonérées de cotisations sociales, sauf la CSG et la CRDS.

Si le salarié place les sommes reçues dans le cadre de la participation sur un PEE, un PEI, un Perco ou un PER d'entreprise collectif dans les 15 jours de leur versement, il bénéficie d'une exonération d'impôt sur le revenu.

Avantages sociaux

Cotisations sociales

Toutes les entreprises sont exonérées de cotisations sociales sur les sommes versées aux salariés dans le cadre de la participation.

Forfait social

La situation varie selon la taille de l'entreprise :

Contribution à la formation professionnelle et taxe d'apprentissage

Les sommes affectées à la réserve spéciale de participation sont exonérées de contribution à la formation professionnelle et de taxe d'apprentissage.

Avantages fiscaux

Les entreprises qui mettent en place la participation bénéficient des avantages fiscaux suivants :

  • Les sommes versées dans le cadre de la participation sont déduites du bénéfice imposable
  • Si l'entreprise est une Scop, les sommes affectées à la réserve spéciale de participation peuvent faire l'objet d'une provision pour investissement.

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